Freigaben 2.0¶

Freigaben 2.0 ist die zentrale Freigabelösung in Cloudbrixx: Dokumente werden strukturiert, mehrstufig und nachvollziehbar freigegeben — quer über alle Module hinweg. Grundlage jeder Freigabe ist ein PDF-Dokument.

Freigaben entstehen auf zwei Wegen:

Aus Modulprozessen heraus (z.B. Auftragsschreiben, Rechnungen über den Schreibengenerator)
Als Individualfreigaben — direkt im Freigabecenter hochgeladene PDF-Dokumente

Kernkonzepte¶

Freigabe-Workflow¶

Prozessvorlage für einen Freigabelauf mit Bezeichnung, Gültigkeitsbereich (welche Module den Workflow verwenden dürfen) und 1–n sequenziellen Freigabeschritten. Erst wenn Schritt n vollständig abgeschlossen ist, startet Schritt n+1; innerhalb eines Schrittes können mehrere Rollen parallel freigeben.

Zwei fest hinterlegte, nicht editierbare System-Workflows: „Automatische Freigabe" (gibt sofort frei) und „Automatische Ablehnung" (lehnt sofort ab) — sinnvoll nur in Kombination mit Compliance-Regeln, z.B. automatische Freigabe für Kleinbeträge und automatische Ablehnung als Sicherheitsnetz an der Standard-Regel.

Freigabeschritt: Freigabe- und Kenntnisnahme-Komponente¶

Jeder Schritt kann eine Freigabe und/oder eine Kenntnisnahme enthalten (mindestens eine pro Schritt).

Freigabe-Komponente — wer aktiv freigeben muss: Art der Freigabe, erforderliche Anzahl Nutzer, 1–n Rollen.

Art der Freigabe	Beschreibung
Freigabe	Standardfreigabe
Linksunterzeichner	Nach der Freigabe wird der Platzhalter in der Schreibenvorlage durch die visuelle Signatur des Freigebenden ersetzt (nur bei Schreibengenerator-Freigaben; Signatur muss im Benutzerprofil hinterlegt sein)
Rechtsunterzeichner	wie Linksunterzeichner, rechte Unterzeichnerposition
Externe Freigabe via OpenAPI	Schritt wird an ein externes System übergeben (siehe unten)

Kenntnisnahme-Komponente — reine Information, keine Entscheidung:

	Freigabe	Kenntnisnahme
Zweck	Inhaltliche Entscheidung	Reine Information
Aktionen	Freigeben oder Ablehnen	Nur „Zur Kenntnis nehmen"
Ablehnung möglich	Ja (stoppt den gesamten Prozess sofort, Pflichtbegründung)	Nein — wäre ein Verweigern möglich, wäre es faktisch eine Freigabe
Nichthandeln	Prozess wartet	Einfache Kenntnisnahme: Prozess läuft weiter; blockierende: Prozess wartet auf Bestätigung

Weitere Felder pro Schritt: Kurzbeschreibung (optional) und Freigabefrist (optional; Überschreitung hat keine prozessualen Folgen, wird aber in Liste und Dashboard-Kachel visuell hervorgehoben).

Beispiele: Parallelfreigabe (Schritt 1: 3× Property Manager + 1× Geschäftsführer gleichzeitig) · Sequenzielle Eskalation (Schritt 1: 3× Property Manager → Schritt 2: 1× Geschäftsführer) · Freigabe mit begleitender Kenntnisnahme (Projektleiter gibt frei + Geschäftsführung wird informiert).

Compliance-Regeln¶

Verbinden Modulprozesse automatisch mit Workflows — konfiguriert pro Mandat im Tab Compliance, inkl. Betragsgrenzen, Gültigkeitszeitraum, Projekteinschränkung, Prioritätslogik, Standard-Regel und begleitenden Dokumenten.

→ Ausführlich: Mandat – Detailansicht → Compliance

Rollensystem¶

Für jede Nutzerrolle existiert automatisch eine projektverantwortliche Spiegelrolle (z.B. „Property Manager (Projektverantwortlich)"). Projektverantwortlich können nur Nutzer sein, die auch der allgemeinen Rolle angehören; die Zuweisung erfolgt pro Projekt im Tab „Zuständigkeiten" → Kontakte und Nutzer. Bei projektverantwortlichen Rollen prüft das System zur Laufzeit, welche Nutzer für das betreffende Projekt hinterlegt sind.

Freigabecenter und Dashboard¶

Das Freigabecenter (Seitenmenü → Freigaben 2.0) ist die zentrale Liste aller Freigaben mit umfangreichem Filterset (z.B. „von mir zu leistende", „von mir angeforderte", „von mir geleistete/abgelehnte Freigaben"). Die Dashboard-Kachel zeigt „X Freigaben, die ich leisten muss" und „X Freigaben ausstehend" — Klick führt in die gefilterte Liste.

Freigabe anfordern (Endnutzer)¶

Aus einem Modul (z.B. Auftragsschreiben): „Freigabe anfordern" klicken → das System ermittelt anhand von Prozesstyp, Projekt und Betrag automatisch die Compliance-Regel und den Workflow. Bei mehreren gleichwertigen Regeln wählt der Nutzer manuell; greift keine Regel, gilt die Standard-Regel. Sind begleitende Dokumente gefordert, müssen sie vor dem Start bereitgestellt werden (Generator-Maske ausfüllen oder Datei hochladen). Ist der Anfordernde selbst im ersten Schritt vorgesehen, erscheint sofort die Freigabe-Maske. Danach zeigt eine Infokachel den Freigabestatus.

Individualfreigabe: Freigabecenter → „Neue Freigabe" → Bezeichnung, PDF-Upload, optional monetärer Wert → Workflow wählen (sofern nicht automatisch ermittelt) → starten. Individualfreigaben sind nur im Freigabecenter sichtbar und aktuell für alle Nutzer ohne Berechtigungseinschränkung verfügbar; auch für sie können Compliance-Regeln hinterlegt werden.

Abbrechen: Die anfordernde Person kann eine laufende Freigabe jederzeit abbrechen — alle bis dahin geleisteten Freigaben verfallen, ein Neustart ist möglich.

Freigabe leisten (Endnutzer)¶

Benachrichtigung per Dashboard-Kachel und E-Mail (In-App-Notification geplant) → gefilterte Liste → Klick auf die Freigabe öffnet die zweigeteilte Ansicht: links das PDF (durchblätter- und durchsuchbar), rechts Freigabeinfos (Projekt, aktueller Schritt, Starter, Startdatum), Notizen der bisherigen Beteiligten und die Aktionsbuttons. Hat der angemeldete Nutzer die Rolle des aktiven Schritts, führt auch der Button „Meine Freigabe fehlt" an der Freigabe-Infokachel des Objekts (z. B. am Auftragsschreiben) direkt in diese Ansicht.

Freigeben / Freigeben mit Anmerkung — das Erteilen erfordert die Eingabe des persönlichen Signatur-PINs; optional kann eine Anmerkung hinterlegt werden. Der Signatur-PIN wird an der Person gepflegt: Personen-Detailseite → Grunddaten → Bearbeiten → Sektion „Unterschrift" (Details)
Ablehnen — mit Pflichtbegründung; eine einzige Ablehnung stoppt den gesamten Prozess sofort, der Anfordernde wird mit Begründung benachrichtigt

Der Tab „Workflow" in der Freigabe-Ansicht zeigt alle Freigabeschritte mit Art (Freigabe/Kenntnisnahme), Rolle(n), Mindestanzahl und Status; bei erledigten Schritten zusätzlich Nutzer, Datum und Uhrzeit jeder erteilten Freigabe. Über „Historie" ist das vollständige Log erreichbar. Die Infokachel am Objekt zeigt während des laufenden Workflows Freigabestatus, Fortschritt („Schritt x/y") und Freigabehöhe.

Kenntnisnahmen werden auf demselben Weg zugestellt; hier gibt es ausschließlich die Aktion „Zur Kenntnis nehmen".

Administration¶

Berechtigung: Das Anlegen/Bearbeiten von Workflows erfordert das Recht „Freigabeworkflows anlegen/bearbeiten" (am Nutzer oder an einer Nutzerrolle)
Workflows anlegen: Seitenmenü → Freigaben 2.0 → Freigabeworkflows → Plus-Button; Schritt 1: Titel + Gültigkeitsbereich, Schritt 2: Freigabeschritte mit Rollen und Mindestanzahl; Reihenfolge per Pfeilen, Löschen per Symbol
Externe Freigabeschritte: blockieren wie normale Schritte; ein verantwortlicher API-User ruft die Freigaben über die OpenAPI ab und meldet die Entscheidung per Approve/Decline zurück (für Integratoren)
Problematische Freigaben („on hold"): Ist eine Rolle im aktuellen Schritt nicht ausreichend besetzt (häufig: projektverantwortliche Rolle ohne Nutzer für das Projekt), wird die Freigabe angehalten; das Admin-Dashboard zeigt die Anzahl. Lösung: fehlende Nutzer ergänzen (läuft automatisch weiter) oder Freigabe abbrechen
Administratoren können jede laufende Freigabe abbrechen

Benachrichtigungen¶

Ereignis	Kanal
Freigabe leisten erforderlich	Dashboard, E-Mail (In-App-Notification folgt)
Freigabe erteilt / abgelehnt (Anfordernder)	Dashboard, E-Mail (In-App-Notification folgt)
Freigabe on hold (Admin)	Dashboard

Freigabe-Log¶

Jede Freigabe enthält ein vollständiges Log: Start, alle erteilten Freigaben (wer, wann), alle Ablehnungen (wer, wann, Begründung), Abbrüche — einsehbar in der Detailansicht. Wichtig für Compliance-/Audit-Anforderungen.

Angebundene Module¶

Aktuell: alle Module mit Schreibengenerator (die Freigabe eines Entwurfs ist Voraussetzung für die finale Ausgabeversion) — konkret Auftragsmodul (Auftragsschreiben) und Rechnungsfreigaben. Geplante Ausbaustufe: Planserver, Bautagebuch, Budgets.