Kontakte und Nutzer – anlegen und verwalten¶

Begriffe: Kontakt vs. Nutzer¶

Begriff	Bedeutung
Kontakt	Person im Verzeichnis Firmen & Kontakte — gehört immer zu einer Firma. Ein Kontakt hat keinen Login.
Nutzer (Benutzer)	Ein Kontakt, für den ein Benutzerzugang eingerichtet wurde. Der Nutzer meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse an Cloudbrixx an.

Jeder Nutzer ist ein Kontakt — nicht jeder Kontakt hat einen Benutzerzugang. In Listen ist der Status filterbar (Aktiver / Deaktivierter / Kein Nutzerzugang).

Kontakt anlegen¶

Einstieg: Firmendetailseite → Tab Kontakte & Mitarbeiter → Button „+ Kontakt".

Dialog „Neue Kontakt anlegen":

Bereich	Felder
Grunddaten	Anrede (Pflicht: Herr/Frau/Divers), Titel, Nachname (Pflicht), Vorname, E-Mail, Telefon
Standort (Pflicht)	Zuordnung zu Stammsitz bzw. Niederlassung (☆ markiert den Hauptstandort); ⊕ fügt weitere hinzu
Abteilung	Checkbox-Zuordnung zu vorhandenen Abteilungen; ⊕ legt neue an
Weitere Details (aufklappbar)	Abteilung (Freitext), Position, Kürzel/Zeichen, Telefon 2, Mobil 1/2, Fax, bevorzugte Telefonnummer
Verschlagwortung	Öffentliche Tags, Interne Tags

„Speichern & Weiter" legt den Kontakt an.

Benutzerzugang einrichten¶

Direkt nach dem Speichern fragt das System: „Möchten Sie jetzt einen Benutzerzugang für [Name] einrichten?" — wahlweise „Nein" (Person bleibt reiner Kontakt) oder „Benutzerzugang jetzt einrichten". Die Zugangsdaten werden dem Nutzer nach Abschluss per E-Mail mitgeteilt (inkl. kurzer Einführung zu den freigeschalteten Modulen).

Der Einrichtungsassistent hat drei Schritte:

1. Projektzuordnung¶

„Welchen Projekten soll [Name] zugeordnet werden?" — Projektliste mit ✕/👤-Icons pro Zeile: Das 👤-Icon markiert „Nutzer soll dem Projekt zugeordnet werden". Filter: Suche, Projekte/Liegenschaften, Gebäude, Flexfelder, Projekttyp. Mindestens ein Projekt zuordnen, sonst gilt später „Eingeschränkte Rechte".

2. Rechtevergabe¶

„Automatische Rechtevergabe über Rollen" — zwei Wege:

Rolle verwenden: Benutzerrolle auswählen (demo-hw: Accounting, Facility Manager, Portfolio Manager, TPM — jeweils auch als Variante „[Projektverantwortlich]", siehe unten). Schalter „Nutzer soll Rolle folgen": bei „Ja" folgt der Nutzer der Rolle dauerhaft (keine individuellen Abweichungen möglich). → Button „Weiter mit gewählter Rolle"
Manuell: ohne Rolle → Button „Weiter mit manueller Rechtevergabe" (granulare Ja/Nein-Rechte einzeln setzen)

3. Übersicht & Freigabe¶

Zusammenfassung (Benutzerzugang anlegen ✓, Projektzuordnung ✓, Rechtevergabe ✓) → „Speichern" legt den Benutzer an und versendet die Zugangs-E-Mail.

Personen-Detailseite¶

Klick auf einen Kontaktnamen öffnet die Detailseite (/#/base/directory/users/{Kontakt-ID}). Kopfbereich: Name, Firma, Abteilung, Position, Telefon. Tabs:

Tab	Inhalt
← Firma	zurück zur Firmendetailseite
Grunddaten	Anrede, Name, Standort, Position, Abteilung, Kontaktdaten; vCard-Download „Visitenkarte"; Bearbeiten-Button. Im Bearbeiten-Modus drei Sektionen: Grunddaten, Bildmaterial und Unterschrift (siehe unten)
Zugang	Benutzeraccount: Benutzername (= E-Mail), Projektraumsprache; Passwort ändern, Zugangsdaten erneut zusenden; Zugang bearbeiten: Benutzerzugang deaktivieren / reaktivieren / löschen
Projekte	Projektzuordnungen des Nutzers
Berechtigungen	Granulare Modul-Rechte, Ablagestruktur (vererbt von der Firma), „Rolle anwenden" → Details
Notizen	Personenbezogene Notizen
Log	Audit-Trail: wer hat wann was geändert (z.B. „Neuen Benutzer angelegt", Projektzuordnungs-Änderungen)

Unterschrift, Zeichnungsberechtigung und Signatur-PIN¶

In den Grunddaten der Person (Bearbeiten → Sektion „Unterschrift") wird die Sektion „Unterschrift und Zeichnungsberechtigung" gepflegt:

Zeichnungsberechtigung (Ja/Nein) und das Berechtigungs-Kürzel (ppa. / i.V. / i.A.) — relevant z. B. für Unterzeichner-Angaben in Schreiben.
Signatur-PIN: der persönliche PIN, den das System beim Erteilen von Freigaben abfragt (Freigaben 2.0). Er wird hier gesetzt bzw. über das Stift-Symbol geändert.
Unterschrift: Bild der eigenhändigen Unterschrift („Neue Unterschrift hochladen") — wird in generierten Schreiben als Unterschrift des Zeichnungsberechtigten verwendet.

Projektverantwortliche Nutzer (Zuständigkeiten)¶

Im Rollen-Dropdown gibt es zu jeder Rolle die Variante „[Projektverantwortlich]" (z.B. „Facility Manager [Projektverantwortlich]"). Hintergrund ist das Modul Freigaben 2.0:

In Freigabeworkflows werden Rollen für Freigabeschritte ausgewählt. Oft soll aber nicht irgendein Nutzer mit der Rolle freigeben, sondern genau der Rolleninhaber, der in dem Projekt zuständig ist, in dem die Freigabe angefordert wird (z.B. der Facility Manager dieses Projekts).

Die Zuordnung erfolgt pro Projekt: Projektliste → Projekt öffnen → Tab „Zuständigkeiten". Dort werden alle Rollen mit ihrer Rollengruppe angezeigt; über das ≡-Menü („Nutzerzuweisung bearbeiten") werden projektverantwortliche Nutzer je Rolle hinterlegt. Wählbar sind nur Nutzer, die der jeweiligen Rolle folgen.

Moduleinstellungen (Einstellungen → Firmen & Kontakte)¶

Unter Einstellungen (Zahnrad) → Kachel Firmen & Kontakte gibt es 3 Tabs:

Tab	Inhalt
Information	Produktbeschreibung des Moduls („CLOUDBRIXX. Kontakte – Übersichtliche Kontaktverwaltung") — keine Einstellungen
Benutzerregistrierung	Bearbeitbare E-Mail-Vorlage für die Zugangs-E-Mail neuer Nutzer (siehe Benutzerzugang einrichten)
Flexfelder	Einhängepunkt „Firma" (Modul Firmen) — Konfiguration siehe Flexfelder

Die Vorlage der Benutzerregistrierung besteht aus Betreff (Standard: „Benutzerregistrierung - [[PROJEKTRAUMNAME]]") und Text; als Platzhalter stehen u.a. [[username]], [[activationlink]], [[PROJEKTRAUMLINK]] und [[PROJEKTRAUMNAME]] zur Verfügung. So lässt sich die automatisch versendete Zugangs-E-Mail kundenindividuell anpassen.