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Kontierung – Kostenträger, Kostenstellen, Konten, Kompensationskonten

Die Kontierungs-Stammdaten sind die buchhalterische Basis des Budgetmoduls. Reihenfolge bei der Einrichtung: Kostenträger → Kontenpläne/Konten → Kostenstellen → Budgets.

Kostenträger

Firmenkontakte (aus Firmen & Kontakte) werden als Kostenträger angelegt — die wirtschaftlichen Einheiten, die Kosten letztlich tragen (häufig SPVs/Objektgesellschaften; in demo-hw die „handelnd namens und auf Rechnung der …"-Konstrukte, passend zu den Mandats-Vertretungsformeln). Erst mit Buchungsinformationen (Kostenstellen, Kontenpläne, Budgets) können Kostenträger als Auftraggeber im Auftragsmodul verwendet werden.

Felder: Firmenname, Start des Geschäftsjahres (z.B. 1. Januar), Beschreibung, Gültig ab sowie DATEV Mandanten-Nr. und DATEV Berater-Nr. (Buchhaltungs-Anbindung).

Kostenträger anlegen („+ Kostenträger", 2 Schritte: Grunddaten → Bestätigung): Firma (Pflicht-Dropdown; es stehen nur geeignete Firmen zur Auswahl), Start des Geschäftsjahres (Umschalter „1. Januar" / „abweichend"), Beschreibung, Gültig ab (vorbelegt mit heute, Button „Ab sofort"). Die DATEV-Nummern werden nachträglich über „Bearbeiten" gepflegt.

Gültigkeitszeitraum: Bestimmt, wann der Kostenträger „aktiv" ist. Kostenstellen, Kontenpläne, Konten und Budgets können nur innerhalb dieser Gültigkeit angelegt werden. Archivierung: erst möglich, wenn alle verknüpften Kostenstellen/Budgets ein „Gültig bis" vor dem gewünschten Datum haben (das späteste Datum zeigt die Archivierungs-Maske). Liegt das Archivierungsdatum in der Zukunft, gilt der Status „Archivierung eingeleitet" (ablaufend) — dann sind keine neuen Zuordnungen außerhalb der Gültigkeit mehr möglich. Listenfilter kennt zusätzlich „Archivierung fehlgeschlagen".

Kostenstellen

Kostenstellen ordnen Kosten definierten Anfallorten zu (in demo-hw je Liegenschaft/Gebäude, z.B. „1011 – Prime Space Frankfurt – Bürogebäude"). An einer Kostenstelle werden für einen Kostenträger ein Kontenplan und ein Budget-Kontenplan hinterlegt. Ein Budget kann eine Kostenstelle nur nutzen, wenn deren Budget-Kontenplan gesetzt und ihr Kostenträger am Budget gewählt ist. Der Gültigkeitszeitraum einer Kostenstelle muss innerhalb der Gültigkeit ihres Kostenträgers liegen; Aufträge können nur im gültigen Zeitraum auf sie gebucht werden.

Kostenstelle anlegen („+ Kostenstelle", 2 Schritte: Grunddaten → Bestätigung): Kostenstellen-ID (Pflicht, z.B. „3010"), Bezeichnung (Pflicht), Kostenträger (Pflicht) — erst danach werden die Felder Kontenplan und Budget-Kontenplan freigeschaltet und zeigen nur die Pläne des gewählten Kostenträgers —, Beginn der Gültigkeit (Pflicht, „Ab sofort"-Button), Ende der Gültigkeit, Beschreibung.

Wichtig: Die Felder „Kontenplan" und „Budget-Kontenplan" sind getrennt und zeigen jeweils nur Pläne des passenden Typs (Flag „Budget-Kontenplan" Ja/Nein). Ein als Budget-Kontenplan angelegter Plan erscheint nicht im Feld „Kontenplan" — existiert für den Kostenträger nur ein Budget-Kontenplan, bleibt das Kontenplan-Feld leer („No matches found"). Für die Budgetierung genügt der Budget-Kontenplan.

Kontenpläne und Konten

Kontenpläne bündeln Konten je Kostenträger; das Flag „Budget-Kontenplan" (Ja/Nein) unterscheidet Pläne für die Budgetierung von Standard-Kontenplänen (demo-hw: „Standard-Kontenplan" [Nein] und „Projektkonten" [Ja]).

Kontenplan anlegen („+ Kontenplan", 4-Schritt-Wizard):

  1. Grunddaten erfassen — Bezeichnung (Pflicht) und Flag Budget-Kontenplan (Nein/Ja)
  2. Zuordnung Kostenträger — Ja/Nein-Toggles je Kostenträger; fehlende Kostenträger können direkt aus dem Wizard angelegt werden („Kostenträger anlegen")
  3. Zuordnung Konten — Ja/Nein-Toggles je Konto; neue Konten direkt per „+ Konto anlegen"; die Sidebar zählt die ausgewählten Elemente mit
  4. Bestätigung

Konten sind die Kostenarten (demo-hw: Projektkonten 024101–024108 wie Gebäude (300), Techn. Gebäudeausstattung (400), Baunebenkosten (700) … und Betriebskonten wie 4210 Miete, 4230 Heizkosten, 4360 Versicherungen). Konten sind Kostenträgern zugeordnet und werden an Budgetpositionen über den Budget-Kontenplan verfügbar — die Kontenstruktur bildet CapEx-/OpEx-Logik und steuerliche Anforderungen ab. Fehlen Kontozuordnungen an Positionen, zeigt die Budgetliste das Badge „Fehler".

Kompensationskonten

Zentrale Verrechnungs-/Pufferkonten je Kostenträger (demo-hw: „Kompensation MCB"/MCB-001, „Kompensation Prime Spaces"/PS-001) mit Kontonummer, Saldo, Status (Aktiv/Geschlossen) und optionalen Einschränkungen (Portfolio, Gebäude, Kostenstelle, Kostenträger).

Praxis: Bleibt an einer Budgetposition nach Abschluss aller Maßnahmen Geld übrig, wird das Restbudget per Umbuchung auf das zentrale Kompensationskonto gebucht. Fehlt an einer anderen Position Geld, wird von dort „kompensiert" — auch budgetübergreifend, solange der Kostenträger einheitlich ist. Im Umbuchen-Dialog steht dafür der Tab/das Ziel „Zentralkompensation" zur Verfügung → Umbuchen.

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