Budget anlegen und verwalten¶

Grundkonzept: Perioden- vs. Projektbudget¶

Ein Budget ist eine kalkulatorische Vorausplanung — entweder für eine Periode (i.d.R. das Geschäftsjahr einer Liegenschaft; Gliederung nach Bewirtschaftungs-Kostenarten) oder für ein Projekt/eine Maßnahme (ohne zeitliche Befristung, läuft bis Projektabschluss; häufig nach DIN 276 gegliedert). Faustregel: Für jede verwaltete Liegenschaft ein Perioden-Budget; mehrjährige Projekte und größere Maßnahmen als eigenes Projekt-Budget — nicht mischen, sonst entstehen falsche Budgetstrukturen.

Budgettypen und Art der Budgetplanung¶

Budgettypen sind kundenindividuell konfigurierbar (Einstellungen → Budgets → Budgettypen; demo-hw: Betriebsbudget, Projektbudget, Mantelbudget). Jeder Budgettyp hat eine Art der Budgetplanung:

Art	Verhalten
Top-Down	Budgetsumme wird vorgegeben (Pflichtfeld) und auf die Positionen verteilt
Bottom-Up	Budgetsumme ergibt sich aus der Summe der Positionen (Feld gesperrt); Standard-Budgettyp
Freies Budget (Mantelbudget)	ohne Positions-Limit und Budgetverteilung; Budgetlimit wählbar (Ja/Nein) — bei „Ja" werden Limits für Aufträge/Rechnungen/Reservierungen Pflicht, bei „Nein" ist nur der Schwellwert verfügbar. Ohne Budgetsumme ist das Budget unlimitiert und nimmt dann nicht am Umbuchen teil

Budgettypen können nur gelöscht werden, solange sie in keinem Budget verwendet werden. Das Budgetlimit ist bei Top-Down/Bottom-Up fest „Ja" und bei aktivierten Budgets nicht mehr änderbar.

Budget anlegen¶

Budgetliste → „+ Budget" → Budgettyp-Kachel wählen (Icon zeigt Top-Down/Bottom-Up) → Stepper mit Grunddaten und Flexfeldern (Schritt wird übersprungen, wenn für den Budgettyp keine Flexfelder konfiguriert sind). Nach dem Speichern öffnet sich direkt die Budgetpositions-Maske; das initiale Anlegen wird als Notiz am Budget protokolliert.

Die Grunddaten-Maske umfasst neben Bezeichnung und Bearbeiter u.a.: Budgetnummer, Interne Budgetnummer (Ext-ID), Beginn/Ende der Gültigkeit (Kalender-Pflichtfelder), Handling Fee (%) auf Budgetebene, Finanzdaten (Kostenträger, Kostenstelle, Budgetanzeige Netto/Brutto — später nicht mehr änderbar —, Währung, Budgetlimit, Geschäftsjahr berücksichtigen), Budgetlimitierungen (Budgetsumme als Limit, Schwellenwert, Ja/Nein-Schalter je Belastungsart: Aufträge, Rechnungen, Reservierungen/Rückstellungen, Journalausgaben) sowie Beschreibung, Notizen und Anlagen (gif/jpg/jpeg/png/zip/pdf).

Feld-Besonderheiten der Grunddaten:

Projekt/Liegenschaft: öffnet eine eigene Auswahlmaske (nach Liegenschaften gruppierte Projektliste mit Filtern). Die Projektauswahl belegt den Kostenträger automatisch vor, wenn der Leistungsempfänger der verknüpften Liegenschaft als Kostenträger existiert (mehrere Treffer → Kategorie „Vorgeschlagene" im Dropdown)
Kostenstelle: erst wählbar, nachdem ein Kostenträger gewählt wurde (filtert die passenden Kostenstellen)
Beginn/Ende der Gültigkeit: müssen innerhalb der Gültigkeit von Kostenträger und Kostenstelle liegen
Budgetnummer: wird aus dem Nummernkreis erzeugt — das Präfix kommt aus dem gewählten Projekt (z. B. PS-FFM-B1_CAPEXOPEX/xxx), die laufende Nummer zählt über alle Budgets des Nummernkreises hinweg (nicht je Projekt). Vor der Projektwahl zeigt das Feld nur ___[Nummernkreis]/xxx; die endgültige Nummer entsteht beim Speichern
Budgetanzeige Netto/Brutto, Währung
Mittelabflussplanung: Feld erscheint nur, wenn in der Projektraum-Konfiguration aktiviert
Geschäftsjahr berücksichtigen: Schalter in den Grunddaten

Entwurf und Aktivierung¶

Ein neues Budget startet im Status Entwurf — Banner: „Dieses Budget ist noch nicht aktiv und kann daher noch nicht verwendet werden" mit Button „Budget aktivieren". Der leere Budgetpositionen-Tab bietet neben „+ Budgetposition" auch „Budgetvorlage laden": ein 3-Schritte-Wizard (Auswählen → Prüfen → Bestätigung) — Vorlage und Ziel-Gruppe (Standard „Hauptebene") wählen, die Vorschau zeigt die komplette Gruppen-/Positionsstruktur, „Importieren" legt sie an (Beträge und Konten werden anschließend je Position gepflegt) → Budgetvorlagen.

Budgetposition erstellen (3 Schritte): 1. Grunddaten (Budgetpositionstyp, Positionsnummer, Bezeichnung, positionsbezogene Gültigkeit Ja/Nein — sonst gelten die Budgetvorgaben —, Budgetpositionssumme netto/MwSt./brutto, steuerliche Behandlung nicht mehr änderbar, Handling Fee €/%) → 2. Flexfelder → 3. Konten: Ja/Nein-Zuordnung der Konten aus dem Budget-Kontenplan der Kostenstelle, je Konto mit eigener Von/Bis-Gültigkeit.

💡 Der Budgetpositionstyp ist in Schritt 1 Pflicht: Bleibt er leer, reagiert der „Weiter"-Button nicht — es erscheint keine Fehlermeldung. Wirkt der Wizard „eingefroren", zuerst den Positionstyp prüfen. Die Bruttosumme wird automatisch aus Netto und gewähltem MwSt.-Satz berechnet.

Aktivieren: Der Dialog warnt — nach der Aktivierung gibt es kein Zurück in den Entwurfsstatus („in Vorbereitung"), die aktuelle Höhe wird als Urbudget gespeichert, und alle Logs des Budgets werden gelöscht (abwählbar per Checkboxen „Log nicht löschen" / „Manuelle Notizen nicht löschen"); optionale Bemerkung. Nach der Aktivierung ist das Budget verwendbar; bei Bottom-Up erscheint die Positionssumme als Budgetsumme.

Budget-Detailseite¶

Vier Tabs: Grunddaten, Budgetpositionen, Auswertung, Budgetauswertung. Kopfbereich: Projekt/Liegenschaft, Kostenträger, Budgetsumme, Budgettyp.

Tab Grunddaten¶

Grunddaten (inkl. Status, z.B. „aktiv (offen)"), Budgetwerte (Urbudget, Budgetsumme — Hinweis: Aufträge, Rechnungen, Reservierungen/Rückstellungen und Journalausgaben dürfen diesen Wert in Summe nicht überschreiten —, Änderung, Prognose), Auftragswerte (Angelegt noch nicht beauftragt, Beauftragt, Abgerechnet, Aktuelle Hochrechnung), Ausgaben (Forderung von Dritten, Gezahlt), Einnahmen (Forderung an Dritte, Erhalten) sowie Budgetänderungen und Notizen (Audit-Historie, „+ Notiz"). Buttons: Aktionen, Bearbeiten.

Tab Budgetpositionen¶

Gruppierte Positionsliste (z.B. OPEX → Plan/Reserve, CAPEX) mit Spalten Status, Budget, Restbudget, Prognose und Gesamtsumme. Toolbar: Gruppierungstiefe (Minimiert / 1. / 2. Ebene), „Sortieren und Gruppieren", „+ Budgetposition".

Gruppierungen strukturieren die Positionen (z.B. OPEX/CAPEX, Kostengruppen): Button „Sortieren und Gruppieren" öffnet den Gruppierungs-Editor — Gruppen benennen, per „+ Neue Gruppierung" weitere anlegen (je Gruppe Umschalter „Standard/Gesondert", Lösch-/Verschiebe-Symbole), Positionen per Drag-Handle (✥) zuordnen, dann Speichern. Über das ⚙-Symbol an einer Gruppe lassen sich Untergruppen anlegen (verschachtelte Strukturen wie OPEX → Plan/Reserve; „Gesondert" z. B. für die Reserve). Sobald Gruppen existieren, erscheint in der Positions-Erstellmaske das Dropdown „Gruppierung" (als Baum inkl. Untergruppen); die Positionsliste zeigt Zwischensummen je Gruppe.

Nachträgliche Positionen im aktiven Budget: Neue Positionen können weiterhin angelegt werden; Hinweis in der Maske: „Der Budgetpositionstyp kann in aktivierten Budgets nicht mehr geändert werden." Die neuen Summen erhöhen das aktuelle Budget/die Gesamtsumme — das bei der Aktivierung festgeschriebene Urbudget bleibt unverändert (Kopfbereich).

Felder einer Budgetposition: Positionsnummer (Pflicht, dient der Identifikation, nicht der Sortierung), Budgetpositionstyp (Pflicht; Standard oder konfigurierte Typen. Drei Wirkungen: budgetübergreifendes Filter-/Auswertungsmerkmal als zweite Spezifizierungsebene nach der Gruppierung; filtert per „Blacklisting" im Kontenplan die an der Position verfügbaren Konten; Einhängepunkt für typspezifische Flexfelder — im Positions-Detail als „Felder vom Budgetpositionstyp" sichtbar. In aktivierten Budgets nicht mehr änderbar), Bezeichnung (Pflicht), Beschreibung, Status (offen/geschlossen/archiviert, erweiterbar), Bebuchbar (Ja/Nein), Steuerliche Behandlung (Netto/Brutto), Handling Fee, Gültigkeit, Gruppenzuordnung. Dazu: verfügbare Konten aus dem Budget-Kontenplan und verlinkte Elemente (Reservierungen, Rückstellungen, Aufträge, Notizen).

Budgetwerte der Position:

Wert	Bedeutung
Urbudget	Bei Budget-Aktivierung festgeschriebene Summe — unveränderlich; Top-Down: verteilte Budgetsumme, Bottom-Up: Summe der Positionen
Aktuelles Budget	Aktuell genehmigte Höhe; maßgeblich für alle Prüfungen, Reservierungen und Freigaben. ≡-Menü am Feld: „Budget ändern" (Wert erhöhen/verringern) und „Budget umbuchen"
Restbudget	Aktuelles Budget − Reservierungen − beauftragte Ausgaben = tatsächlich frei verfügbar
Prognose	editierbare Vorschau

📌 Vormerkung Handling Fee: Das Feld an der Budgetposition hängt mit der am Portfolio vereinbarten Handling Fee zusammen; Berechnung und Auswertungen werden mit der Aufträge-Doku beschrieben.

Umbuchen¶

Modal „Budget umbuchen" mit drei Tabs: Budget übertragen (Quell-Position → Ziel-Position; Betrag oder „Vollständig"; Live-Vorschau Restbudget alt/neu; Anmerkung wird als Notiz protokolliert; Validierung: Quelle ≠ Ziel), Sammelumbuchung und Zentralkompensation. Als Ziel kann statt eines Budgets auch ein Kompensationskonto gewählt werden → Kontierung. Umbuchungen sind budgetübergreifend möglich, solange der Kostenträger einheitlich ist.

Freie Budgets (Mantelbudgets) beim Umbuchen: Ein Mantelbudget kann Quelle oder Ziel einer Umbuchung sein, wenn es limitiert ist (Budgetsumme als Obergrenze gesetzt). Ein unlimitiertes Mantelbudget steht für Umbuchungen nicht zur Auswahl — sonst ließen sich aus dem unbegrenzten Topf beliebige Summen in limitierte Budgets (Top-Down, Bottom-Up oder limitierte Mantelbudgets) übertragen und deren Limits immer weiter erhöhen, ohne dass auf der Quellseite real Budget reduziert wird. Umbuchen funktioniert nur zwischen begrenzten Töpfen: Erhöhung am Ziel = Reduzierung an der Quelle.

Reservierungen¶

Reservierungen sichern Mittel einer Budgetposition exklusiv für einen geplanten Auftrag — nur an aktiven Budgets möglich; die reservierte Summe reduziert das Restbudget und darf die Positionssumme nicht überschreiten. Anlage an der Position („+ Reservierung", 2 Schritte: Bezeichnung, Betrag netto/MwSt./brutto, Beschreibung → Bestätigung). Beim Anlegen eines Auftrags im selben Projekt kann die Auftragsposition die Reservierung (teilweise oder vollständig) abrufen — die Kontierung wird dabei automatisch aus der Reservierung übernommen. Vollständiger Abruf löst die Reservierung auf; bei Teilabruf kann der Rest über „Reservierung auflösen" wieder freigegeben werden. Rückstellungen verhalten sich derzeit wie Reservierungen (Überarbeitung angekündigt).

Tabs Auswertung und Budgetauswertung¶

Auswertung: Detaillierte Kostenaufstellung je Position mit allen Aufträgen und Reservierungen, Zwischensummen je Gruppe und „Budgetvergleich" (aktuelles Budget / noch verfügbar). Optionen: Rechnungssummen alle/bezahlte, Kurz/Lang, Kleinaufträge anzeigen/zusammenfassen, netto/brutto, Druck/Export; Filter u.a. nach Auftragnehmer/Kreditor, Auftragstyp, Vertragsart, Kostenstellen, Konten, Zeitraum
Budgetauswertung: Kompakte Pivot-Sicht je Gruppierung mit Urbudget, aktuellem Budget, aktuellen Kosten, Restbudget und Budgetauslastung in % (Ebenen-Umschalter, Diagramm)
Fee-Auswertung: erscheint als zusätzlicher Tab, wenn mit Handling Fees gearbeitet wird (Auswertung der Handling-Fee-Beträge des Budgets)

Budgetüberschreitung und Schwellenwert¶

Bei Top-Down-/Bottom-Up-Budgets wird gegen die Hochrechnung der Budgetposition geprüft, bei freien Budgets gegen die des Gesamtbudgets (das Limit gilt dort für das ganze Budget). Überschreitungen werden verhindert bzw. per Warnung signalisiert; zusätzlich kann ein Schwellwert für frühe Warnungen gesetzt werden.

Fehler-Badge in der Budgetliste¶

Ein rotes Badge „Fehler" an einem Budget bedeutet z.B.: „Warnung: Budgetpositionen ohne zugeordnete Konten" (Tooltip per Hover).

Moduleinstellungen (Einstellungen → Budgets)¶

Die Kachel Budgets in den Projektraum-Einstellungen hat sechs Tabs:

Tab	Einstellungen
Information	Modulbeschreibung + Konfigurationsstatus mit Checkliste (z.B. „Budgettypen anlegen" ✓ → „Modul ist fertig konfiguriert")
Budgettypen	Verwaltung der Budgettypen („+ Neuer Budgettyp", je Typ aufklappbar in die Konfigurationsebenen Budget und Budgetposition) sowie der Budgetpositionstypen („+ Neuer Budgetpositionstyp")
Budgetstatus	Kundenindividuell konfigurierbare Status je Zustandskategorie — für Budgets (Entwurf / offen / geschlossen / archiviert, z.B. „Entwurf (Standard Entwurf)", „aktiv (Standard offen)") und für Budgetpositionen (offen / geschlossen / archiviert); mit Nutzungszähler, „+ Neuer Status" und Umschalter Listen-/Zustandsansicht. Anlege-Dialog: Zustand des Budgets (Kategorie-Umschalter), Bezeichnung (Pflicht), Alias (Pflicht), Beschreibung — z.B. eigener Status „in Prüfung" in der Kategorie „offen". Eigene Status sind bearbeit- und löschbar, die Standard-Status nicht
Nummernkreise	Nummernkreise getrennt für Budgets und Budgetpositionen („+ Nummernkreis anlegen")
Freigaben	Schalter „Freigaben für Budgetpositionen aktiviert" (Ja/Nein)
Flexfelder	Flexfeld-Einhängepunkte: Budget je Budgettyp, Budgetposition je Budgettyp, Budgetposition je Budgetpositionstyp

Konfigurationsfelder eines Budgettyps (Bearbeiten-Maske): Bezeichnung, Alias, Art der Nummernvergabe für Budget und für Budgetpositionen (Manuell/Automatisch), „Positionsnummer ist Pflichtfeld", Positionsnummernsperre, Art der Budgetplanung (Top-Down / Bottom-Up / Frei), Auswahl der Budgetpositionsspalten (Status, Budget, Prognose, Restbudget, Urbudget, Freigegeben …), „Nachträge und Rechnungen auf Budgetzuordnung des Hauptauftrages limitieren" (Ja/Nein), in der Budgetauswertung verwendeter Rechnungsmindeststatus (Mehrfachauswahl: Angelegt, Geprüft, Freigegeben, Angewiesen), „Neue Gruppe erzeugt automatisch Budgetposition" (Ja/Nein) und Beschreibung.

Budgetvorlagen (Modullisten)¶

Budgets → Modullisten → Budgetvorlagen: wiederverwendbare Positionsstrukturen je Kontenplan (demo-hw: „Betriebsbudget", „DIN276", „Einfaches Musterbudget nach Art der DIN276"); „+ Budgetvorlage".