Zum Inhalt

Firmendubletten – verhindern, finden, zusammenführen

Cloudbrixx verhindert Firmendubletten auf drei Ebenen: Prävention beim Anlegen, automatische Erkennung per Duplikat-Scan und Zusammenführen bestehender Dubletten. Dieselbe Zusammenführen-Funktion bildet auch Firmenübernahmen ab (gekaufte Firma wird Zweigniederlassung).

1. Prävention: Live-Dublettencheck im Wizard

Beim Anlegen einer Firma prüft das System bereits während der Eingabe des Firmennamens auf mögliche Duplikate. Bei einem Treffer erscheint unter den Grunddaten ein gelber Hinweis „Bitte mögliches Duplikat prüfen" mit den Stammdaten der existierenden Firma, und die Fußzeile bietet zwei Optionen:

Option Wirkung
„Mit existierender Firma ‚[Name]' fortfahren" (orange) Bricht die Neuanlage ab und arbeitet mit der bestehenden Firma weiter
„Trotzdem weiter" Legt die Firma bewusst trotz Namensgleichheit an (z.B. bei tatsächlich gleichnamigen Firmen)

2. Duplikat-Scan: „Doppelte Firmen suchen"

Hamburger-Menü → Firmen und Kontakte → Doppelte Firmen suchen öffnet die Seite „Firmen zusammenführen" (/#/base/matching/companies/list).

Der Button „Duplikate finden" scannt den Firmenbestand (z.B. nach Import oder unachtsamer Anlage entstandene Dubletten). Gefundene Paare werden gegenübergestellt (Firma | mögliches Duplikat, jeweils mit ID und Adresse) mit drei Aktionen:

Aktion Wirkung
Zusammenführen Startet den Merge-Wizard (siehe unten)
Kein Duplikat Markiert das Paar als geprüft — wird nicht mehr angezeigt
Vormerkung Konzernstruktur Tooltip: „Diese Dopplung für die später verfügbare Konzernfunktionalität vormerken und aktuell nicht mehr als Duplikat anzeigen."

Filter: Firmensuche, Firmentypen, Branchen & Leistungen.

3. Manueller Einstieg: Stapelverarbeitung

Zwei beliebige Firmen (auch mit unterschiedlichen Namen) lassen sich über die Firmenliste zusammenführen:

  1. In der Listenansicht bei genau zwei Firmen die Checkbox am Zeilenanfang aktivieren
  2. Oben erscheint der Button „Stapelverarbeitung"
  3. Aktion „Firmen zusammenführen…" wählen → Merge-Wizard startet

Die Stapelverarbeitung bietet außerdem: Firmentyp ändern und Leistungen hinzufügen (für beliebig viele gewählte Firmen).

4. Der Merge-Wizard „Datenpflege Firmen zusammenführen"

Sechs Schritte (Schritte ohne Daten werden automatisch übersprungen):

Schritt 1: Übersicht

Beide Firmen im Vollvergleich nebeneinander. Über jeder Spalte: Button „In Zweigniederlassung wandeln" (→ Übernahme-Szenario). „Zusammenführen" führt zum Feldabgleich.

Schritt 2: Zusammenführen (Feldabgleich)

Drei Spalten: Firma A | Resultierende Firma | Firma B. Werte werden per →/←-Pfeil feldweise in die resultierende Firma übernommen; die Buttons „Firma A" / „Firma B" übernehmen alle Felder auf einmal. Die zuerst gewählte Quelle wird als „Führende Firma" markiert — ihre ID bleibt bestehen, die andere Firma geht darin auf. Einzelne Felder können anschließend aus der jeweils anderen Firma ergänzt werden (z.B. Firmentyp, Logo).

Schritte 3–4: Flexfelder, Branchen & Leistungen

Abgleich der Flexfeld-Werte bzw. Leistungszuordnungen (nur wenn vorhanden).

Schritt 5: Kreditorendaten

Hinweis im System: „Hier wählen Sie den Kreditor aus, welcher nach dem Zusammenführen bestehen bleiben soll. Der nicht gewählte Kreditor wird durch diese Aktion archiviert." Der gewählte wird als „Führender Kreditor" markiert → Kreditoren.

Schritt 6: Kostenträger

Abgleich der Kostenträger (nur wenn vorhanden). „Speichern" schließt die Zusammenführung ab; das Duplikat verschwindet aus allen Listen.

5. Übernahme-Szenario: Firma wird Zweigniederlassung

Kauft/übernimmt Firma A eine Firma B, wird das über denselben Wizard abgebildet:

  1. Beide Firmen in der Firmenliste anhaken → Stapelverarbeitung → Firmen zusammenführen…
  2. In Schritt 1 über der Spalte der gekauften Firma auf „In Zweigniederlassung wandeln" klicken
  3. Der Wizard wechselt in den Niederlassungs-Modus: Die Käufer-Firma wird als Stammsitz angezeigt; für die gekaufte Firma wird eine Niederlassungsbezeichnung (Pflichtfeld) vergeben, z.B. „Niederlassung Dessau"
  4. Speichern

Ergebnis: Die gekaufte Firma erscheint als „[Stammsitz-Name] – [Niederlassungsbezeichnung]" mit dem Badge „Zweigniederlassung" in der Firmenliste. Ihre Adresse und Kontaktdaten bleiben als Niederlassungsdaten erhalten. Rechtlich handelnde Einheit ist fortan der Stammsitz (→ Konzernstruktur).

Beispiel aus demo-hw: Aufzug Fix GmbH (Berlin) übernimmt Aufzugsbau AG (Dessau) → „Aufzug Fix GmbH – Niederlassung Dessau".

Verwandte Themen